Zwrot za zakup mebli przy pracy zdalnej wolny od podatku – interpretacja KIS z 17-1-2024 r. – 0114-KDIP3-2.4011.1032.2023.1.MJ

Podatek a zwrot dla pracownika za zakup mebli potrzebny do pracy zdalnej. Czy dofinansowanie na wyposażenie stanowiska pracy home office podlega zwolnieniu z  opodatkowania

UZASADNIENIE

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 listopada 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłacaniem pracownikom świadczeń z tytułu pracy zdalnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…), jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”). Spółka prowadzi w Polsce działalność w zakresie tworzenia produktów, systemów, serwisów oraz oprogramowania dla całego łańcucha dostaw energii elektrycznej i zatrudnia obecnie około 1 000 osób. Tym samym pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu art. 31 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U.2022.2647 ze zm.), dalej: „ustawa o PIT”.

Jako pracodawca, w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U.2023.1465), dalej: „KP”, Spółka dopuszcza wykonywanie pracy zdalnej w rozumieniu art. 6718 KP (dalej: „praca zdalna”). Zasady wykonywania pracy zdalnej zostały uregulowane w wewnętrznym regulaminie pracy zdalnej (dalej: „Regulamin”). Zgodnie z postanowieniami powołanego Regulaminu praca zdalna dopuszczalna jest dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach, których specyfika umożliwia czasowe świadczenie pracy poza zakładem pracy i poza stanowiskiem pracy zorganizowanym przez pracodawcę (§ 1 pkt 4). Praca zdalna może być wykonywana hybrydowo, tj. częściowo zdalnie i częściowo stacjonarnie w siedzibie pracodawcy lub innym miejscu wskazanym w umowie o pracę (§ 2 pkt 2). Na pracowniku, zgodnie z § 4 ust. 1 Regulaminu, spoczywa obowiązek zapewnienia właściwych warunków umożliwiających mu skuteczną pracę zdalną z zachowaniem właściwego poziomu bezpieczeństwa informacji i zasad BHP określonych w Regulaminie.

W Regulaminie określono między innymi zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej (§ 9 pkt 1). Jednym z takich kosztów są wydatki poniesione przez pracownika na wyposażenie stanowiska pracy. W myśl regulaminu „Pracownikowi, który przepracował u Pracodawcy 6 miesięcy i 1 dzień, przysługuje jednorazowe dofinansowanie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, tj. poniesionych na zakup ergonomicznego krzesła i biurka w wysokości 1500 zł brutto. Zakupu wyposażenia, o którym mowa powyżej, dokonuje Pracownik i jest on odpowiedzialny za jego dalsze naprawy i konserwację.

Wypłata dofinansowania następuje na rachunek bankowy Pracownika, na który przelewane jest jego wynagrodzenie ze stosunku pracy, w kolejnym miesiącu po złożeniu wniosku o dofinansowanie wraz z wypłatą wynagrodzenia, pod warunkiem spełnienia wyżej wymienionej zasady stażu pracy”.

Spółka nie żądała i nie będzie żądała od pracowników przedstawienia dowodów na poniesienie kosztów, a zakupione sprzęty pozostaną własnością pracowników.

Obecnie Spółka traktuje wypłacany ekwiwalent jako przychód dla pracownika z punktu widzenia przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych i nalicza zaliczki na podatek z tego tytułu. Mając jednak na uwadze brak istnienia jednoznacznych przepisów dotyczących ekwiwalentu za wyposażenie stanowiska pracy, Spółka chciała potwierdzić, czy przyjęty sposób rozliczenia ekwiwalentu jest prawidłowy.

Pytania

1. Czy w świetle opisanego wyżej stanu faktycznego Spółka, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, zobowiązana jest do rozpoznania po stronie pracownika przychodu i obliczenia oraz pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu jednorazowego dofinansowania wypłacanego pracownikowi na wyposażenie stanowiska pracy w biurko oraz ergonomiczne krzesło?
2. Czy, w razie przyjęcia przez Organ, że odpowiedź na pierwsze pytanie jest pozytywna, i uznania, że opisane we wniosku jednorazowe dofinansowanie stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT, może ono korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT?

Państwa stanowisko

Ad. 1

Spółka uważa, że w przedstawionym stanie faktycznym ryczałt wypłacony pracownikom może nie stanowić dla nich przychodu podatkowego, tym samym z tego tytułu na Spółce nie będzie spoczywał obowiązek płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Art. 6724 KP reguluje obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej. Zgodnie z tą regulacją pracodawca jest obowiązany m.in. zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, a także ich instalację, serwis oraz konserwację. Pracodawca ma także obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Przepis ten w art. 6724 § 1 pkt 3 obliguje także pracodawcę do pokrycia innych niż wymienione powyżej kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony m.in. w regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4.

W opinii Spółki jednym z tego rodzaju wydatków bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej są wydatki poniesione przez pracownika na wyposażenie stanowiska pracy. Kwestię tę Spółka uregulowała w § 9 pkt 1 Regulaminu, poprzez przyznanie pracownikom jednorazowego dofinansowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, tj. zakupu ergonomicznego krzesła i biurka, w wysokości 1500 zł brutto. Spółka podjęła decyzję o nieróżnicowaniu kwot przyznawanych pracownikom ze względu na jakiekolwiek kryteria i wypłacaniu pracownikom jednakowej kwoty ryczałtu. Spółka uważa, że przyznanie pracownikom wskazanej w Regulaminie kwoty jest optymalnym rozwiązaniem tak dla pracowników Spółki, jak i niej samej.

Spółka nie chce narzucać pracownikom wyboru krzesła czy biurka, wychodząc z założenia, że wybór ten powinien być podyktowany indywidualnymi preferencjami pracowników, w tym ich możliwościami lokalowymi.

W ocenie Spółki, jako odpowiedzialnego i dbającego o swoich pracowników pracodawcy, a także pracodawcy przestrzegającego przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w tym wymagań co do bezpieczeństwa i higieny pracy, jej obowiązkiem jest zapewnienie pracownikom jak najbardziej ergonomicznego i zdrowego środowiska pracy, zarówno w sytuacji, gdy praca wykonywana jest w siedzibie Spółki, jak i wówczas, gdy ma charakter zdalny. Spółka zdaje sobie sprawę, jak ważną rolę odgrywa prawidłowo wyposażone stanowisko pracy, ma także świadomość ryzyka, jakie wiąże się z brakiem odpowiednio przystosowanego do pracy miejsca, w tym ma świadomość możliwości ewentualnych roszczeń pracowników z tytułu niezapewniania im bezpiecznych warunków pracy. W sytuacji, w której praca wykonywana przez pracowników Spółki polega na pracy przy komputerze, biurko oraz fotel biurowy stanowią najistotniejszy element wyposażenia stanowiska pracy. Z tego też względu Spółka postanowiła zapewnić pracownikom dofinansowanie wymienionych sprzętów, aby mieć pewność, że stanowisko pracy spełniać będzie m.in. wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, z wyjątkami zastrzeżonymi w ustawie, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Pod pojęciem przychodu należy zatem rozumieć każdą formę przysporzenia majątkowego, a więc formę pieniężną, niepieniężną oraz nieodpłatne świadczenia. Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez R. Kowalskiego [w:] PIT. Komentarz do wybranych przepisów, LEX/el. 2020, art. 11 „W przypadku wartości pieniężnych istotne są te otrzymane lub chociaż pozostawione do dyspozycji w danym roku. Chodzi przy tym o świadczenia o charakterze definitywnym, bezzwrotnym, powodującym wzbogacenie podatnika. Zatem świadczenia o charakterze zwrotnym, czasowym czy jako zwrot wydatków nie wygenerują przychodu podatkowego”.

Zdaniem Spółki jako przychód, w tym przychód ze stosunku pracy uregulowany w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, można określić tylko realne przysporzenia majątkowe. W sytuacji, w której Spółka jedynie dokonuje wypłaty ryczałtu, stanowiącego rekompensatę za wydatki poniesione przez pracownika nie w swoim interesie, nie można mówić o przychodzie w rozumieniu ustawy o PIT, po stronie pracownika nie dochodzi bowiem do realnego przyrostu majątku. Pogląd ten został wyrażony m.in. w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 21 grudnia 2021 roku, sygn. I SA/Gd 971/21. Zgodnie z zaprezentowanym stanowiskiem „Należy zatem uznać, że jakkolwiek nie wynika to wprost z brzmienia przepisu art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f., to jednak za przychody podatkowe mogą być uznane tylko takie świadczenia, które nie mają charakteru zwrotu wydatków. Przychód jest bowiem w istocie określonym przyrostem majątkowym, a zatem jego otrzymanie musi mieć charakter definitywny. Stąd też wszystkie kwoty otrzymywane tytułem zwrotnym, takie jak pożyczki, kaucje itp., nie są zaliczane do przychodów podatkowych.”

Proponowany przez Spółkę ryczałt ma na celu zwrot kosztów poniesionych przez pracownika na stworzenie warunków do pracy, które pozwolą wykonywać obowiązki na rzecz Spółki. Zgodnie z art. 6731 § 8 KP pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii, przy czym nadal na pracodawcy ciąży obowiązek wyrażony w art. 212 pkt 5 KP egzekwowania przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dofinansowanie to nie ma charakteru przysparzającego, a jedynie charakter kompensacyjny. Gdyby nie wydatki poniesione we własnym zakresie przez pracownika, Spółka, chcąc umożliwić wszystkim pracownikom równy dostęp do pracy zdalnej powinna samodzielnie przystosować/stworzyć stanowiska pracy zdalnej swoich pracowników, co wiązałoby się ze sporym obciążeniem logistycznym po stronie Spółki i w ocenie Spółki mogłoby też zbyt mocno ingerować w warunki prywatnego życia pracowników. W związku z powyższym, zdaniem Spółki trudno doszukać się tutaj jakiegokolwiek zwiększenia aktywów po stronie pracowników, a skoro tak, dofinansowanie to powinno być neutralne podatkowo.

Mając na uwadze niejednoznaczne brzmienie przepisów art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, Spółka podjęła wątpliwość, co do tego, czy dofinansowanie w formie ryczałtu za zakup mebli (biurka oraz fotela) przyznane przez Nią pracownikom wykonującym pracę zdalną stanowi w istocie przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT.

Również K.P. wprost wskazuje, w art. 6725, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o PIT. Co prawda powołany przepis nie jest przepisem prawa podatkowego, może on jednak stanowić w tym przypadku drogowskaz interpretacyjny. Tym samym na Spółce jako płatniku nie ciąży obowiązek pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ad. 2

Zdaniem Spółki, w sytuacji, w której zostanie przyjęte, że dofinansowanie na zakup ergonomicznego krzesła i biurka stanowi przychód dla pracownika, przychód taki będzie mógł korzystać ze zwolnienia uregulowanego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Zgodnie z brzmieniem tego przepisu wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące ich własność.

Spółka uważa, że nie da się wykonywać pracy biurowej, a taką wykonują jej pracownicy, bez posiadania biurka oraz krzesła, które w przypadku pracy biurowej stanowią, obok komputera, elementarne narzędzia pracy. W dłuższej perspektywie nie da się bowiem bez uszczerbku dla zdrowia pracownika świadczyć bez ich posiadania pracy biurowej. Komputer gdzieś trzeba ustawić, a pracownik na czymś musi siedzieć. Brak biurka i krzesła, poza oczywistym wpływem na zdrowie pracownika, będzie miał także wpływ na jakość pracy. Spółka, chcąc zagwarantować, że praca wykonywana na jej rzecz jest wykonywana w warunkach do tego przeznaczonych, uważa, że pracownik musi mieć zaaranżowane odpowiednie miejsce do pracy biurowej.

Mając na uwadze powyższe argumenty, Spółka chciałaby potwierdzić, czy wypłacany przez nią ekwiwalent za zakup mebli biurowych powinien stanowić przychód w rozumieniu art. 12 ust 1. ustawy o PIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodu, do których kwalifikuje się przychody danego rodzaju został wymieniony w art. 10 ust. 1 ww. ustawy. W myśl pkt 1 tego artykułu:

Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Natomiast w świetle art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Z kolei stosownie do art. 39 ust. 1 cytowanej ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Powzięli Państwo wątpliwość, czy działając jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, będą Państwo zobligowani do rozpoznania po stronie pracownika przychodu i obliczenia oraz pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu jednorazowego dofinansowania wypłacanego pracownikowi na wyposażenie stanowiska pracy w biurko oraz ergonomiczne krzesło, tj. kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

W związku z powyższym, należy wskazać, że ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 6718 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465):

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Powyższe oznacza, że praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 6719 § 1 cytowanej ustawy:

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1) przy zawieraniu umowy o pracę albo

2) w trakcie zatrudnienia.

Z powyższego wynika, że wykonywanie pracy zdalnej wymaga co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 6720 § 1 tej ustawy:

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Natomiast w myśl § 4 tego przepisu:

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1) porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2) regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, zgodnie z art. 6724 § 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Co do zasady, to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie jest także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Wynika to z art. 6724 § 2 Kodeksu pracy, w myśl którego:

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, bowiem w myśl art. 6724 § 3:

W przypadku, o którym mowa w § 2, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Co więcej, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu. Zwrot kosztów może nastąpić w formie wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego, ale może zostać również zastąpiony ryczałtem.

Stosownie bowiem do art. 6724 § 4 Kodeksu pracy:

Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

W myśl natomiast art. 6724 § 5 ww. ustawy:

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Istotną kwestią związaną z wypłacaniem ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z pracą zdalną jest kwestia jego opodatkowania.

Stosownie do art. 6725 ustawy Kodeks pracy:

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185).

Z powyższego wynika zatem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.

Zatem jednorazowe dofinansowanie, które wypłacają Państwo pracownikowi świadczącemu pracę zdalną na wyposażenie stanowiska pracy w biurko oraz ergonomiczne krzesło, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Państwa stanowisko dotyczące pytania Nr 1 jest prawidłowe.

Organ odstąpił od udzielenia odpowiedzi na pytanie nr 2, gdyż oczekiwaliście Państwo na nie odpowiedzi w sytuacji, gdyby wypłacone dofinansowanie stanowiło przychód pracownika.

źródło: https://eureka.mf.gov.pl/

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję